Migration von Exchange auf Microsoft 365

Ausgangssituation

Der IT Mitarbeiter eines mittelständisches Unternehmen kam mit der bitte auf uns zu bei der Migration von Exchange 2016 zu Microsoft 365 bzw. Exchange Online zu Unterstützen. Die Migration wurde ursprünglich in Eigenregie angefangen, jedoch traten massive Probleme auf. 

Ein zentrales Problem bestand darin, dass sowohl die Cloud- als auch die OnPremise-Umgebung vom ursprünglichen IT-Dienstleister nicht korrekt eingerichtet worden waren.
Die Cloud- und die OnPremise-Umgebung wurden ursprünglich als getrennte Umgebungen eingerichtet. Die Synchronisation über Entra ID Connect (ehemals Azure AD Connect) fehlte. Aufgrund dieses kleinen Fehlers funktionierte von Anfang an nichts richtig. Benutzer hatten im Zweifelsfall zwei Passwörter, der Kalender von Teams war nicht mit dem von Outlook synchronisiert. SSO war nicht möglich. Letztendlich gab es viele Kleinigkeiten.

Der IT Mitarbeiter des Kunden hatte das Entra ID Connect Thema selbst gelöst, so dass zumindest die Anmeldedaten für Windows, Outlook und Teams synchronisiert waren. Leider blieb der Fehler mit der fehlenden Kalendersynchronisierung bestehen. 

Analyse der Probleme

Sobald ein Benutzer mit Exchange Online Lizenz in der Cloud Welt angelegt wird, wird automatisch das Exchange Postfach für diesen Benutzer erstellt. Jedes Exchange Postfach besitzt eine Exchange GUID (OnPrem als auch in der Cloud). Da erst nachträglich das Entra ID Connect eingerichtet wurde, gab es für jeden Benutzer zwei unterschiedliche Exchange GUIDs, die Exchange-Objekte blieben unabhängig.

Microsoft Teams speichert die Termin in dem Kalender des Exchange Postfaches, da zwei Postfächer existierten wurden die Termine nur im Cloud Postfach angezeigt. Teams hat ausschließlich mit der Cloud-Umgebung kommuniziert. 

Nachdem dieser Fehler gefunden wurde, wurden die Postfächer in Exchange Online gelöscht und der Sync nochmals angestoßen. Zu diesem Zeitpunkt waren wir noch zuversichtlich, dass Teams die Termine endlich im richtigen Postfach speichern würde, aber auch hier wurden wir wieder auf die Probe gestellt. Stattdessen stellte sich heraus, dass Autodiscover nicht richtig konfiguriert war. Dies führte dazu, dass weder die Teams noch alle Endgeräte wussten, mit welchen Servern sie kommunizieren sollten. Bei den Endgeräten bedeutete dies, dass die Postfächer manuell eingerichtet werden mussten, anstatt automatisch eingerichtet zu werden - ein Problem, das vom vorherigen IT-Dienstleister nie behoben wurde.

Die Lösung

• Löschung aller Exchange Online Postfächer, um eine saubere Neusynchronisation zu ermöglichen.
• Autodiscover-Fehlkonfiguration behoben, um eine automatische Einrichtung aller Clients sicherzustellen.
• DNS-Einträge (CNAME) korrekt gesetzt, um die Kommunikation zwischen Exchange On-Prem und Microsoft 365 zu optimieren.
• Exchange-Server-Konfiguration überarbeitet, um die Verwaltung zu vereinfachen.
• Neue signierte Zertifikate für den Exchange-Server installiert, um eine sichere Verbindung zu gewährleisten.

Ergebnis & Kundennutzen

Dank unserer Anpassungen funktioniert nun die Kommunikation zwischen Exchange Server 2016 und der Microsoft 365 Umgebung. Dank Autodiscover können neue Smartphones vom Benutzer selbst konfiguriert werden, da die richtigen Server nun automatisch gefunden werden. Sowohl der Outlook Kalender als auch der Teams Kalender zeigen nun alle Termine an. Der Kunde hat nun die Ausgangssituation erreicht, um die Postfächer überhaupt in Exchange Online verschieben zu können und langfristig die lokale Exchange Server Umgebung abzuschalten. 

✅ Der Kunde ist nun optimal auf eine moderne IT-Umgebung vorbereitet und freut sich, dass wir mit unserem Expertenwissen zu Microsoft 365 und Exchange Online helfen konnten.

Dieses Projekt zeigt, wie wichtig eine ganzheitliche IT-Strategie ist – wir begleiten den Kunden weiterhin auf seinem Weg in eine zukunftssichere, cloudbasierte IT-Welt.