Besondere Postfächer in Exchange Online

Welche Postfachtypen stehen in Exchange Online zur Verfügung?

In Exchange Online gibt es Benutzerpostfächer, Freigegebene Postfächer, Verteilergruppen, Office 365-Gruppen und Ressourcenpostfächer. In den meisten Fällen beschreibt der Name bereits sehr gut die Funktion des Postfachtyps

Benutzerpostfächer

Benutzerpostfächer sind die am häufigsten verwendeten Postfachtypen in Exchange Server und Exchange Online. Normalerweise ist ein Benutzerpostfach einer einzelnen Person zugeordnet. Diese Person kann dann E-Mails senden und empfangen, Kontakte speichern, Kalendereinträge erstellen und vieles mehr. Die Daten werden auf Exchange Online gespeichert und sind somit von allen Geräten aus zugänglich und immer auf dem neuesten Stand. Jeder Benutzer, dem eine Exchange-Online-Lizenz zugewiesen ist, erhält automatisch ein Postfach. Je nach Exchange Online Lizenz stehen dem Benutzer 2 GB, 50 GB oder 100 GB Speicherplatz zur Verfügung. Der Benutzer kann dann über Outlook, Smartphone oder Outlook im Web auf die Daten zugreifen.

Freigegebene Postfächer

Freigegebene Postfächer oder Shared Mailboxes sind ideal für Teams, Abteilungen oder Projekte. Shared Mailboxes werden immer dann verwendet, wenn mehrere Personen auf eine Mailbox zugreifen müssen. Shared Mailboxes benötigen keine Lizenz und haben eine Speichergröße von 50 GB. Beispiele sind: info@, support@, kundendienst@ und buchhaltung@. 

Auf freigegebene Postfächer kann nur über einen zugewiesenen Benutzer zugegriffen werden, d. h. der Benutzer, der auf das freigegebene Postfach zugreifen möchte, benötigt eine Exchange Online-Lizenz. Das Postfach wird automatisch in Outlook für Windows angezeigt. Für den Zugriff auf das Postfach werden keine Zugangsdaten benötigt, da der Zugriff über den Benutzer authentifiziert wird.

Verteilerlistengruppen

Verteilergruppen oder Verteilerlistengruppen werden immer dann verwendet, wenn alle Mitglieder diese E-Mail erhalten sollen. Zum Beispiel buero-wernigerode@... In diese Verteilergruppe werden alle Kollegen eingetragen, die im Büro Wernigerode arbeiten. Sollen nun alle Kolleginnen und Kollegen an diesem Standort über etwas informiert werden, so kann die E-Mail mit buero-wernigerode@... versendet werden. So wird niemand vergessen und der Absender muss nicht überlegen, ob an alle gedacht wurde.

Ressourcenpostfächer

Ressourcenpostfächer sind, wie der Name schon sagt, für Ressourcen vorgesehen. Ressourcen können sowohl Equipments als auch Räume sein. Sehr häufig werden Poolfahrzeuge als Equitment Ressourcenpostfächer angelegt. Benötigt nun ein Mitarbeiter ein Fahrzeug, um zu einem Termin zu fahren, kann er das Fahrzeug einfach in seinem Outlook-Kalender zu dem Termin hinzufügen. In der Kalenderübersicht der Ressource ist dann sofort ersichtlich, welche Fahrzeuge belegt sind und welche gebucht werden können. Natürlich kann alles Mögliche eine Ressource sein. Ein Spezialwerkzeug, das nur selten benötigt wird oder ein Beamer. Je nach Unternehmen gibt es mehrere Besprechungsräume, um hier nicht den Überblick zu verlieren, kann eine Raumressource mit der maximalen Kapazität von Personen angelegt werden. Wie beim Fahrzeug ist sofort ersichtlich, wann der Raum frei oder belegt ist.