Sie kennen sicher die Benutzerpostfächer in Exchange Online. Diese werden je nach Größe und Funktion mit Exchange Online Plan 1 oder Plan 2 lizenziert. Was spezielle Postfächer sind und wie Sie diese nutzen und lizenzieren können, erfahren Sie im folgenden Artikel.
In Exchange Online gibt es Benutzerpostfächer, Freigegebene Postfächer, Verteilergruppen, Office 365-Gruppen und Ressourcenpostfächer. In den meisten Fällen beschreibt der Name bereits sehr gut die Funktion des Postfachtyps
Benutzerpostfächer sind die am häufigsten verwendeten Postfachtypen in Exchange Server und Exchange Online. Sie sind in der Regel einer einzelnen Person zugeordnet, die darüber E-Mails senden und empfangen, Kontakte verwalten und Kalendereinträge erstellen kann.
Da die Daten in Exchange gespeichert werden, sind sie von allen Geräten aus abrufbar und stets synchronisiert. Das bedeutet, dass Änderungen, die auf einem Gerät vorgenommen werden, automatisch auf anderen Geräten aktualisiert werden.
Jeder Benutzer, dem eine Exchange-Online-Lizenz zugewiesen wird, erhält ein persönliches Postfach. Der verfügbare Speicherplatz hängt von der jeweiligen Lizenz ab:
Benutzer können ihr Exchange-Postfach auf verschiedene Weise nutzen:
Freigegebene Postfächer oder Shared Mailboxes sind ideal für Teams, Abteilungen oder Projekte. Shared Mailboxes werden immer dann verwendet, wenn mehrere Personen auf eine Mailbox zugreifen müssen. Shared Mailboxes benötigen keine Lizenz und haben eine Speichergröße von 50 GB. Beispiele sind: info@, support@, kundendienst@ und buchhaltung@.
Auf freigegebene Postfächer kann nur über einen zugewiesenen Benutzer zugegriffen werden, d. h. der Benutzer, der auf das freigegebene Postfach zugreifen möchte, benötigt eine Exchange Online-Lizenz. Das Postfach wird automatisch in Outlook für Windows angezeigt. Für den Zugriff auf das Postfach werden keine Zugangsdaten benötigt, da der Zugriff über den Benutzer authentifiziert wird.
Verteilergruppen oder Verteilerlistengruppen werden immer dann verwendet, wenn alle Mitglieder diese E-Mail erhalten sollen. Zum Beispiel buero-wernigerode@... In diese Verteilergruppe werden alle Kollegen eingetragen, die im Büro Wernigerode arbeiten. Sollen nun alle Kolleginnen und Kollegen an diesem Standort über etwas informiert werden, so kann die E-Mail mit buero-wernigerode@... versendet werden. So wird niemand vergessen und der Absender muss nicht überlegen, ob an alle gedacht wurde.
Ressourcenpostfächer sind, wie der Name schon sagt, für Ressourcen vorgesehen. Ressourcen können sowohl Equipments als auch Räume sein. Sehr häufig werden Poolfahrzeuge als Equitment Ressourcenpostfächer angelegt. Benötigt nun ein Mitarbeiter ein Fahrzeug, um zu einem Termin zu fahren, kann er das Fahrzeug einfach in seinem Outlook-Kalender zu dem Termin hinzufügen. In der Kalenderübersicht der Ressource ist dann sofort ersichtlich, welche Fahrzeuge belegt sind und welche gebucht werden können. Natürlich kann alles Mögliche eine Ressource sein. Ein Spezialwerkzeug, das nur selten benötigt wird oder ein Beamer. Je nach Unternehmen gibt es mehrere Besprechungsräume, um hier nicht den Überblick zu verlieren, kann eine Raumressource mit der maximalen Kapazität von Personen angelegt werden. Wie beim Fahrzeug ist sofort ersichtlich, wann der Raum frei oder belegt ist.
Eine User Mailbox gehört, wie der Name schon sagt, einer einzelnen Person/Benutzer, dieses Postfach ist mit persönlichen Zugangsdaten gesichert, die nur der Benutzer kennt. Eine Shared Mailbox oder auch freigegebenes Postfach wird von mehreren Benutzern gemeinsam genutzt. Ein Shared Mailbox hat keine Zugangsdaten, sondern wird über Berechtigungen für bestimmte Personen freigegeben.
Nein, ein freigegebenes Postfach benötigt keine Lizenz, solange es weniger als 50 GB Speicherplatz belegt. Sobald das Postfach diese Größe überschreitet oder archiviert werden soll, ist eine Exchange Online Plan 2-Lizenz erforderlich.
Ein Ressourcenpostfach ist ein spezielles Postfach für Räume oder Geräte, die für Buchungen verwendet werden. Beispiele
Damit kann man über Outlook die Ressourcen buchen bzw. sehen, wann diese frei/belegt sind.
Ja, aber nur mit der Outlook App für Android und IPhone. Mit anderen Mail-Apps funktioniert es nicht, da das Postfach kein Passwort hat und nur über die Berechtigungen des Benutzers authentifiziert wird.
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