Comparison of Microsoft Business Plans

Microsoft 365 Business Basic vs Business Standard vs Business Premium.

How do the 3 editions differ from each other - All editions cost different amounts, but aside from the price, the feature set is very different.

There is no universal recommendation, but it is important to understand what features each subscription offers and how the different subscriptions build on each other. Microsoft 365 Business Basic offers the smallest feature set, followed by Business Standard and last but not least Microsoft 365 Business Premium with the largest feature set.

The different subscriptions build on each other, i.e. all functions of the smaller subscription are included. Business Standard includes all the features of Business Basic, plus the ability to install Office programs on the computer. More about this later.

Microsoft 365 Business Basic

Let's start as with Business Basic. As already mentioned, M365 Business Basic is the smallest of the 3 subscriptions. But that doesn't mean you have to exclude it right away. Users who are assigned a Business Basic license get one:

• A personal email mailbox(Exchange Online)
• 1 TB of personal OneDrive storage,
• 1 TB of shared SharePoint storage
• Microsoft Teams
• the ability to access Office applications on the web.

Exchange will be a familiar name to many larger companies, for those unfamiliar with Exchange, here's a quick summary - Exchange is an email server service, users get a 50GB mailbox that has a calendar and contact book. Access to the emails, contacts and calendars is possible through various sources such as Outlook on the computer, the smartphone or even outlook.com. Thanks to the Exchange service, the data is always up to date on all devices, i.e. an appointment is available on both the computer and the smartphone, an email read on the smartphone is also marked as read on the computer. Users can share what information other colleagues see, e.g. calendars or even emails can be shared, e.g. when on vacation or sick.

OneDrive is the personal cloud storage of a user. Each user gets 1TB of cloud storage, which is designed to allow users to access their data from different devices.

Sharepoint is similar to Onedrive and yet something completely different, it is a company intranet where all employees can find the information, news, documents, processes, forms and files relevant to them. A total of 1 TB of storage is available to the company. The intranet can be very well customized and optimized to the company.

Teams, everyone has heard of Corona, is a place where colleagues can collaborate on files and documents in a decentralized manner. Teams can be used to organize meetings with internal and external people. Users can chat, "phone" or video call with other users individually, in groups or in teams for specific processes, projects, etc.

The well-known office applications such as Word, Excel, PowerPoint and Outlook are probably familiar to everyone. However, the Business Basic subscription does not include the desktop applications, i.e. you cannot install the programs on your computer. The editing of Word, Excel and PowerPoint files is still possible. The users who are assigned a Business Basic license get the possibility to use Office on the web. This means that office.com can be called up on any browser, where the familiar applications can be found.

When calling up the website, the program looks very similar to the classic application at first glance. However, web applications reach their limits when it comes to large files.

If you are not sure whether this is the right license, you can book a free trial month with us.

The cost of the license is 67.2 euros plus VAT for an annual subscription.

Microsoft 365 Business Standard

Wie bereits erwähnt, bauen die Abonnements aufeinander auf. So beinhaltet Microsoft 365 Business Standard alle Funktionen von Business Basic und zusätzlich die Office-Anwendungen in der Desktop-Version. Im Unterschied zu Business Basic erhält ein Benutzer mit einer zugeordneten Business Standard Lizenz die klassischen Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Access für den Computer. Ein Benutzer kann die Office-Anwendung auf 15 Geräten installieren (5 Computer, 5 Smartphones und 5 Tablets).

Business Standard ist somit die beste Wahl für Unternehmen, die die Vorteile der Cloud mit den Vorteilen von Desktop-Anwendungen kombinieren möchten. Die Vorteile des Abonnementmodells im Vergleich zum einmaligen Kauf der Software

• Immer die neueste Software 
• Geringe Investitionskosten 
• Kein Software-Chaos im Unternehmen, z.B. Word 2010 auf Rechner A und Word 2021 auf Rechner B
• Einfache Lizenzierung über CSP 
• Günstiger, wenn ein Anwender mehrere Geräte nutzt
• Lizenzen können einfach erweitert bzw. reduziert werden

Microsoft 365 Busiess Standard Funktionen und Kosten auf einen Blick.

Enthält folgende Dienste:

Microsoft 365 Business Premium 

Kommen wir nun zum letzten und umfassendsten Abo der Microsoft 365 Business Pläne: Business Premium. Wie bei den kleineren Tarifen Basic und Standard sind auch hier alle Kernfunktionen enthalten. Doch Business Premium geht weit darüber hinaus und ist heute die beste Wahl für Unternehmen, die IT-Sicherheit ernst nehmen und eine moderne Endgeräteverwaltung umsetzen wollen.

Viele Unternehmen zögern noch, aber früher oder später führt kein Weg mehr an Business Premium vorbei. Ab 20 Mitarbeitern ist es bereits stark zu empfehlen, da IT-Prozesse vereinfacht und Sicherheitsrisiken reduziert werden. Ab 50 Mitarbeitern ist es nahezu alternativlos, weil nur damit eine effiziente und skalierbare IT-Umgebung geschaffen werden kann.

Doch es geht nicht nur um Bequemlichkeit. IT-Sicherheit ist heute ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Ohne die richtigen Maßnahmen sind sensible Daten, Kundenkommunikation und Unternehmensressourcen ständig potenziellen Bedrohungen ausgesetzt.

Die wichtigsten Vorteile von Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Business Premium kombiniert Produktivität mit Sicherheit – genau das, was moderne Unternehmen brauchen. Die wichtigsten Funktionen:

• Intune → Zentrale Verwaltung für Windows-, Mac-, iOS- und Android-Geräte. Softwareverteilung, Updates, Sicherheitsrichtlinien – alles aus einer Hand. Das spart wertvolle IT-Ressourcen und automatisiert viele Prozesse.
• Defender for Business → Einheitlicher Malware-Schutz für alle Geräte. Alle Sicherheitsereignisse im Blick, proaktiver Schutz vor Bedrohungen und Angriffe frühzeitig erkennen.
• Defender for Office 365 → Schützt die Unternehmenskommunikation vor Phishing, Spam und gefährlichen Anhängen. Verdächtige E-Mails werden automatisch geprüft, unsichere Links blockiert, und riskante Inhalte in Quarantäne verschoben.
• Entra ID P1 → Erweiterte Identitätsverwaltung mit dynamischen Gruppen und Conditional Access, um den Zugriff auf Unternehmensressourcen gezielt zu steuern. So wird sichergestellt, dass nur die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugriff auf sensible Daten haben.

Neben den erweiterten Sicherheitsfunktionen bringt Business Premium auch wichtige Änderungen in der Lizenzierung mit sich – insbesondere für Unternehmen, die Office-Anwendungen in einer Terminalserver- oder VDI-Umgebung betreiben.

IT-Sicherheit: Ein unterschätztes Risiko

Viele Unternehmen wägen sich in falscher Sicherheit, weil sie glauben, dass ihre Daten nicht wertvoll genug für Angreifer sind. Doch Angriffe erfolgen oft nicht gezielt – sondern automatisiert. Das beste Beispiel:

Ein lokales Unternehmen aus dem Harz, eine kleine Marketing-Agentur (weniger als 20 Mitarbeiter), verzichtete auf Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) mit der Begründung:
"Alle Daten, mit denen wir arbeiten, werden am Ende sowieso veröffentlicht – warum sollten wir sie schützen?"

Dann passierte es:
Ein einziger Klick auf eine Phishing-Mail reichte aus – ein Mitarbeiter gab seine Zugangsdaten ein, und plötzlich hatte ein Angreifer vollen Zugriff auf das gesamte E-Mail-Konto. Über seinen Account wurden 2.500 betrügerische E-Mails mit weiteren Phishing-Links an alle Kunden versendet – darunter auch große Unternehmen.

Das Ergebnis?

• Vertrauensverlust bei vielen Kunden
• Rechtsstreit mit dem größten Auftraggeber
• Monatelanger Schaden für die Reputation des Unternehmens

Hätte die Agentur Business Premium mit Defender for Office 365, Conditional Access und MFA genutzt, wäre dieser Vorfall gar nicht erst möglich gewesen.

Fazit: Business Premium ist keine Frage des "Ob", sondern des "Wann"

Die Anforderungen an IT-Sicherheit und Verwaltung steigen stetig. Unternehmen, die heute nicht handeln, werden früher oder später mit den Folgen konfrontiert – sei es durch Cyberangriffe, ineffiziente IT-Prozesse oder hohe Verwaltungskosten.

Mit Microsoft 365 Business Premium lassen sich Sicherheitsmaßnahmen einfach umsetzen, Compliance-Vorgaben erfüllen und wertvolle IT-Ressourcen sparen. Wer auf eine zukunftssichere IT setzen möchte, kommt daran nicht mehr vorbei.

Alle Eigenschaften auf einen Blick zusammengefasst:

• Alle Funktionen aus Business Basic und Business Standard
• Erweite Nutzungsrechte | darf auf Terminalserver installiert werden
• Microsoft Intune
• Azure Information Protection
• Defender for Office 365
• Defender for Business
• Jahrespreis 247,20 Euro 

Auf einen Blick: Funktionen und Kosten von Microsoft 365 Business Premium

Enthält folgende Dienste: