5 Schritte zur Einrichtung eines Microsoft 365 Tenants

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Wir übernehmen die komplette Einrichtung Ihrer Microsoft 365 Business Umgebung – von der Installation und Lizenzierung bis hin zu Support, Schulung und Beratung.

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1. Microsoft 365 Tenant erstellen und eine .onmicrosoft.com-Domain auswählen

Bei der Registrierung von Microsoft 365 fragt Microsoft verschiedene Attribute ab, darunter auch den Tenant-Namen. Dieser Name ist dauerhaft und kann später nicht mehr geändert werden. Wählen Sie daher am besten den Namen Ihres Unternehmens.

Warum ist der Tenant-Name wichtig?
Der Tenant-Name wird für interne Microsoft-Dienste wie SharePoint und OneDrive verwendet.

Beispiel: Wenn Ihr Tenant-Name "myCompany" ist, lauten die Links:

• SharePoint: myCompany.sharepoint.com
• OneDrive: myCompany-my.sharepoint.com

Falls der gewünschte Tenant-Name bereits vergeben ist, wählen Sie eine alternative Variante mit einer eindeutigen Ergänzung, z. B. myCompanyDE oder myCompany365.

2. Login in das Microsoft 365 Admin Center

Nach erfolgreicher Erstellung des Tenants erhalten Sie von Microsoft eine E-Mail mit den Zugangsdaten zum Admincenter.

Erste Schritte nach dem Login:

• Das mitgelieferte temporäre Passwort ändern → Verwenden Sie ein sicheres Passwort und speichern Sie es sicher.
• Der automatisch erstellte Admin-Benutzer hat standardmäßig keine Lizenz für Microsoft 365 → Dieser Account sollte nur für Administrationszwecke verwendet werden.
• Um den Zugang nicht zu verlieren, legen Sie unbedingt einen zweiten Admin-Account an und notieren Sie sich die Zugangsdaten.

3. Unternehmensdomain zu Microsoft 365 hinzufügen

Nachdem Sie einen Microsoft 365 Tenant angelegt haben, müssen Sie Ihre Firmen-Domain hinzufügen, damit Mitarbeiter E-Mails unter der eigenen Unternehmensadresse senden und empfangen können.

Unabhängig davon, wo Ihre Domain registriert ist (z. B. Strato, IONOS, Telekom, HostEurope), bleibt die Vorgehensweise gleich – nur die Benutzeroberfläche Ihres Providers unterscheidet sich.

So fügen Sie die Domain in Microsoft 365 hinzu:
1️⃣ Öffnen Sie das Microsoft 365 Admincenter
2️⃣ Navigieren Sie zu "Einstellungen" → "Domänen" → "Domäne hinzufügen"
3️⃣ Geben Sie Ihre Firmen-Domain ein und klicken Sie auf "Diese Domäne verwenden"
4️⃣ Wechseln Sie zu Ihrem Domain-Provider (z. B. IONOS) und fügen Sie die erforderlichen DNS-Einträge hinzu

Wichtige DNS-Einträge für Microsoft 365

✔️ MX-Eintrag
→ Definiert den E-Mail-Server. Sobald er gesetzt ist, werden alle E-Mails an Exchange Online zugestellt.

✔️ CNAME-Eintrag – Autodiscover
→ Ermöglicht die automatische Einrichtung der E-Mail-Server. Ohne diesen Eintrag müssen Einstellungen manuell vorgenommen werden.

✔️ TXT-Eintrag – SPF (Sender Policy Framework)
→ Schützt vor Spam- und Phishing-Problemen, indem er definiert, welche Server E-Mails für Ihre Domain versenden dürfen.
⚠️ Fehlt dieser Eintrag, können gesendete E-Mails als Spam eingestuft werden!

✔️ CNAME-Einträge für Intune & Mobile Device Management (optional)
→ Falls Ihr Unternehmen Microsoft Intune für die Geräteverwaltung nutzt, sollten diese Einträge gesetzt werden. Wir empfehlen, sie direkt zu hinterlegen, damit später keine weiteren Änderungen an den DNS-Einträgen nötig sind.

4. Erster Benutzer anlegen & Lizenzen zuweisen

⚠️ Wichtiger Hinweis für Unternehmen mit AD DS (Active Directory Domain Services)
Falls Ihr Unternehmen einen lokalen Domaincontroller (AD DS) nutzt, sollten Sie an dieser Stelle stoppen.
👉 Die Benutzer sind bereits im Domaincontroller vorhanden und müssen über Azure AD Connect mit Microsoft 365 synchronisiert werden.
Da hier häufig Fehler auftreten, bieten wir professionelle Unterstützung an – kontaktieren Sie uns gerne!

Benutzer in Microsoft 365 anlegen

Nachdem Sie Ihre Unternehmensdomain hinzugefügt haben, können Sie jetzt den ersten Benutzer anlegen und eine Lizenz zuweisen.

📌 So legen Sie einen neuen Benutzer an:
1️⃣ Öffnen Sie das Microsoft 365 Admincenter
2️⃣ Navigieren Sie zu "Benutzer" → "Aktive Benutzer" → "Benutzer hinzufügen"
3️⃣ Geben Sie die Benutzerdaten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort) ein
4️⃣ Wählen Sie eine Lizenz aus, damit der Benutzer auf Microsoft 365 zugreifen kann

💡 Tipp:
Sie können Lizenzen direkt über unser SelfServicePortal zu besonders günstigen Konditionen beziehen. Dort erhalten Sie auch Zugang zu Sonderangeboten und maßgeschneiderten Lösungen für Ihr Unternehmen.

5. Installation der Office-Software

⚠️ Wichtiger Hinweis für größere Installationen (mehr als 5–10 Geräte)
Wenn Sie Office auf vielen Geräten (mehr als 5–10) installieren möchten, empfehlen wir nicht die direkte Installation über die setup.exe. Stattdessen ist der kombinierte Einsatz des Office Deployment Toolkits (ODT) und Microsoft Intune effizienter.

💡 Vorteil:
Mit dem ODT wird die Office-Installation nur einmal aus dem Internet heruntergeladen und anschließend über einen internen Server auf alle Mitarbeitergeräte verteilt. Das spart Bandbreite, Zeit und Ressourcen.

👉 Benötigen Sie Unterstützung? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen bei der optimalen Umsetzung!

Erweiterte Einrichtung von Microsoft 365

Freigegebenes Postfach

Die ersten Benutzer in Microsoft 365 existieren und sind lizenziert, doch wie sieht es mit Postfächern aus, die von mehreren Personen genutzt werden sollen? Postfächer wie info@, buchhaltung@ oder rechnung@ werden meist von mehr als einer Person verwendet. Diese Postfächer heißen in Microsoft 365 "Freigegebene Postfächer" und müssen nicht lizenziert werden.

Freigegebene Postfächer sind hervorragend für die Zusammenarbeit im Team geeignet. Allen Personen, die Zugriff auf das Postfach benötigen, kann die Mitgliedschaft über das Admincenter erteilt werden. Das Postfach erscheint dann automatisch im Outlook der Mitglieder. E-Mails werden schneller bearbeitet, und andere Teammitglieder sehen, ob die E-Mail bereits gelesen, bearbeitet oder beantwortet wurde.

Zum Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs wählen Sie im Admincenter:
"Gruppen" → "Freigegebenes Postfach" → "+ Freigegebenes Postfach hinzufügen"

Geben Sie nun einen Namen für das Postfach an und fügen Sie die Mitglieder hinzu.

IT-Sicherheit

Die Sicherheit Ihrer Microsoft 365-Umgebung hat für uns und Microsoft höchste Priorität. Alle Sicherheitsmaßnahmen von Microsoft reichen jedoch nicht aus, wenn Sie unvorsichtig sind. Schützen Sie daher Ihre Daten und befolgen Sie bewährte Sicherheitspraktiken:

• Verwenden Sie Multi-Faktor-Authentifizierung
• Schützen Sie Administratorkonten
• Legen Sie Freigabeeinstellungen für SharePoint und OneDrive fest
• Nutzen Sie vordefinierte Sicherheitsrichtlinien

Microsoft Teams einrichten

Microsoft Teams ist in nahezu jedem Microsoft 365 Business-Abonnement enthalten. Es unterstützt verschiedene Formen der Zusammenarbeit über eine einheitliche Benutzeroberfläche – von 1-zu-1-Chats über Gruppenchats, Teams und Kanäle bis hin zu Besprechungen und Telefonielösungen.

Der ideale Einstieg:
📌 Beginnen Sie mit 1-zu-1-Chats
📌 Richten Sie später Teams mit Kanälen ein
📌 Passen Sie Teams an Ihre Unternehmensprozesse an

Zu einem späteren Zeitpunkt kann auch die Telefonanlage integriert werden, sodass das Telefonieren mit der Festnetznummer direkt in Teams möglich ist.