Die Einrichtung eines Microsoft 365 Tenants ist kein Hexenwerk und sollte für technisch versierte Personen kein Problem darstellen.
Gerne übernehmen wir für Sie den kompletten Einrichtungsprozess, von der Erstellung des Microsoft Tenants über das Anlegen der Benutzer, Zuweisung der Lizenzen bis hin zur weiteren Betreuung.
Wir sind IT-Dienstleister und kümmern uns gerne um Ihre Microsoft 365 Business Umgebung. Von der Installation über die Lizenzierung bis hin zu Support, Schulung und Beratung erhalten Sie alles aus einer Hand.
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Bei der Registrierung von Microsoft 365 werden von Microsoft viele Attribute abgefragt, unter anderem ein Tenant Name. Dieser Tenant Name wird später wichtig und kann nicht mehr geändert werden. Versuchen Sie daher beim Anlegen des Tenants den Firmennamen zu wählen. Mit dem Tenant werden die internen Seiten benannt. Haben Sie als Tenant Namen z.B. myCompany gewählt, so lautet der Link für Sharepoint myCompany.sharepoint.com, für OneDrive myCompany-my.sharepoint.com.
Es kann vorkommen dass der gewünschte Tenant bereits vergeben ist, versuchen Sie dann einen alternativen Namen auszuwählen.
Nach erfolgreicher Erstellung des Tenants erhalten Sie von Microsoft eine E-Mail mit den Zugangsdaten zum Admincenter. Das Passwort ist temporär und muss bei der ersten Anmeldung geändert werden. Vergeben Sie ein sicheres Passwort und merken oder notieren Sie es sich.
Wichtig: Der automatisch erstellte Admin-Benutzer hat standardmäßig keine Lizenz für die Nutzung von Microsoft 365. Dieser Account sollte nur für die Administration der Microsoft 365 Dienste verwendet werden. Damit Sie den Zugang zu Ihrem Microsoft 365 Admincenter nicht verlieren, empfehlen wir Ihnen, einen zweiten Adminaccount anzulegen. Bitte notieren Sie sich die Zugangsdaten.
Zuvor haben Sie bereits einen Microsoft 365 Tenant angelegt, aber damit die Mitarbeiter unter der Firmenadresse erreichbar sind, muss diese bei Microsoft hinzugefügt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihre Domain bei Strato, IONOS, Telekom, HostEurope oder einem anderen Anbieter liegt, die Vorgehensweise ist die gleiche, nur die Benutzeroberfläche kann unterschiedlich sein.
Im Microsoft 365 Admincenter wählen Sie "Einstellungen" -> "Domänen" -> "Domäne hinzufügen"
Geben Sie nun Ihre Domain ein und klicken Sie auf "Diese Domäne verwenden"
Wechseln Sie nun zu Ihrem Domain-Provider (in unserem Fall IONOS) und fügen Sie die DNS-Einträge hinzu.
MX-Eintrag - Dieser Eintrag definiert den E-Mail-Server, sobald er geändert wird, werden alle E-Mails an den Exchange Online Server zugestellt.
CName-Eintrag-Autodiscover - Dieser Eintrag ist für die automatische Einrichtung der E-Mail-Server erforderlich, ohne ihn müssen die Einstellungen manuell vorgenommen werden.
TXT-Eintrag-SPF - Dieser Eintrag ist für andere E-Mail-Server wichtig, er definiert unter anderem, ob E-Mails als Spam definiert werden. Ist er nicht gesetzt, werden alle versendeten E-Mails als Spam deklariert.
CNAME-Einträge für Intune und Mobile Geräteverwaltung für Microsoft 365
Diese Einträge sind optional und werden benötigt, wenn sich Unternehmen für die zentrale Geräteverwaltung über Microsoft Intune entscheiden. Wir empfehlen diese immer zu setzen, dann ist das erledigt und die DNS Einträge müssen nicht mehr angefasst werden.
Wichtig: Unternehmen, die einen Server mit AD DS (Domaincontroller) haben, sollten an dieser Stelle aufhören. Die Benutzer existieren bereits im Domaincontroller und müssen nur noch über Azure AD Connect zu Microsoft 365 synchronisiert werden. Da hier viele Fehler auftreten können, haben wir uns entschlossen, diesen Prozess nicht zu beschreiben, sondern Sie können uns kontaktieren, wir helfen Ihnen gerne weiter.
Nachdem Sie im vorherigen Schritt die Domain hinzugefügt haben, kommen wir nun zu dem Teil, in dem Sie Ihren ersten Benutzer anlegen und diesem eine Lizenz zuweisen. Idealerweise beziehen Sie die Lizenzen über uns csp.schmittel-it.de zu einem günstigen Preis. Einen Zugang zum Portal und Sonderkonditionen erhalten Sie hier.
Klicken Sie im Admincenter auf "Benutzer" -> "Aktive Benutzer" -> "Benutzer hinzufügen"
Wichtig: Wenn Sie die Office Software auf mehr als 5 bis 10 Geräten installieren wollen, empfehlen wir Ihnen nicht mehr die Installation über die setup.exe, sondern über den kombienierten Einsatz vom OfficeDeploymentTollkit (ODT) und Microsoft Intune. Kontaktieren Sie uns gerne und wir helfen Ihnen bei der Umsetzung. Mit dem ODT wird die Officeinstalltaion nur ein einziges Mal aus dem Internet heruntergeladen und über einen Server auf die Mitarbeitergeräte vertreilt.
Je nachdem, für welche Microsoft 365-Lizenz Sie sich entscheiden, haben Sie die Möglichkeit, Office-Anwendungen auf Ihrem Computer zu installieren. Ein lizenzierter Benutzer meldet sich mit dem in Schritt 4 erstellten Konto auf office.com an.
Er wählt "Apps installieren" und lädt "Microsoft 365 Apps" herunter. Danach kann die setup.exe gestartet werden.
Die Grundeinrichtung von Microsoft 365 ist nun abgeschlossen. Nutzerinnen und Nutzer können sich mit ihrem Microsoft Account auf Office.com, outlook.com und in den Office Desktopanwendungen anmelden.
Die ersten Benutzer in Microsoft 365 exestieren und sind lizensiert, doch wie sieht es mit Postfächern aus die von mehreren Personen genutzt werden sollen. Postfächer wie info@, buchhaltung@ oder rechnung@ werden meist von mehr als einer Person genutzt. Diese Postfächer heißen in Microsoft 365 "Freigegebene Postfächer" und müssen nicht lizenziert werden.
Freigegeben Postfächer sind hervorragend dafür geeignet im Team zusammenzuarbeiten. Alle Personen, die auf das Postfach Zugriff benötigten, kann die Mitgliedschaft über das Admincenter erteilt werden. Das Postfach erscheint dann automatisch im Outlook der Mitglieder. E-Mails werden schneller bearbeitet, andere Teammitglieder sehen, ob die E-Mail bereits gelsen, bearbeitet oder bereits beantwortet wurde.
Zum hinzufügen eines freigegebenen Postfachs wählen Sie im Admincenter "Gruppen" -> "Freigegebens Postfach" -> und "+ Freigegebenes Postfach hinzufügen aus"
Geben Sie nun einen Namen für das Postfach an und fügen Sie die Mitglieder hinzu.
Die Sicherheit Ihrer Microsoft 365 Umgebung hat für uns und Microsoft höchste Priorität. Alle Sicherheitsmaßnahmen von Microsoft reichen jedoch nicht aus, wenn Sie unvorsichtig sind. Schützen Sie daher Ihre Daten und verwenden Sie u.a:
Microsoft Teams ist praktisch in jedem Microsoft 365 Business-Abonnement enthalten. Es unterstützt verschiedene Formen der Zusammenarbeit über eine einheitliche Benutzeroberfläche. Von 1-zu-1-Chats über Gruppenchats, Teams und Channels, Besprechungen und Konferenzen bis hin zu Telefonielösungen deckt Teams alles ab.
Am besten fangen Sie mit 1-to-1-Chats an, richten später Teams mit Kanälen ein und passen Ihr Team an Ihre Unternehmensprozesse an.
Zu einem späteren Zeitpunkt kann auch die Telefonanlage integriert werden, so dass dann auch das Telefonieren mit der Festnetznummer in der Teams-Anwendung möglich ist.
Schmittel IT GmbH
Büchtingenstr. 44
38855 Wernigerode
Deutschland
| Telefon: | 03943 50 994 50 |
| E-Mail: | info@schmittel-it.de |
