Reibungslose Migration zu Microsoft 365 ohne Ausfallzeiten. Wechseln Sie von jedem E-Mail-Anbieter, einschließlich Exchange-Servern, Strato, Ionos, Telekom, HostEurope und UnitedDomains, zu Microsoft 365 (ehemals Office 365).
Wir beraten Sie gerne zu den unterschiedlichen Migrationsprozessen und setzen das Projekt gemeinsam mit Ihnen um. Ein Onboarding der Mitarbeiter als Seminar oder mit jedem persönlich ist mit uns kein Problem.
Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Methoden für die Migration von Exchange On-Premises zu Exchange Online. Die Wahl der geeigneten Strategie hängt von der Anzahl der Postfächer, der vorhandenen Infrastruktur und den Anforderungen an einen unterbrechungsfreien Betrieb ab.
Grundsätzlich kann bei jedem Kunden ein vollständiges hybrides Setup eingerichtet werden, da dies die reibungsloseste Migration ermöglicht. Für kleinere Umgebungen gibt es jedoch auch alternative Methoden:
Bevor mit der Migration von Exchange Server zu Microsoft 365 / Exchange Online begonnen werden kann, ist eine detaillierte Bestandsaufnahme der bestehenden Umgebung unerlässlich. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Migration reibungslos verläuft, keine unerwarteten Probleme auftreten und alle technischen und geschäftlichen Anforderungen berücksichtigt werden.
Wichtige Fragen zur Ist-Situation
Um die optimale Migrationsstrategie zu bestimmen, analysieren wir unter anderem folgende Punkte
Ist bereits ein Microsoft 365 Tenant vorhanden?
Falls das Unternehmen bereits Microsoft 365 einsetzt, muss geprüft werden, ob der Tenant richtig konfiguriert ist und ob bestehende Microsoft 365 Services mit der Migration kompatibel sind.
Sind die Exchange Server auf dem neuesten Stand?
Veraltete Exchange-Versionen oder fehlende Sicherheitsupdates können die Migration erschweren oder zu Verzögerungen führen. Ein aktuelles Exchange 2013, 2016 oder 2019 ist optimal für eine hybride Migration.
Wurde bereits mit Microsoft 365 gearbeitet?
Gibt es bereits Benutzer, die mit Exchange Online arbeiten? Wenn ja, müssen diese Konten mit der bestehenden Infrastruktur synchronisiert werden, um doppelte oder fehlerhafte Einträge zu vermeiden.
Was ist das Ziel der Migration?
Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an die Migration:
Komplette Umstellung auf Exchange Online? (On-Premises Exchange wird abgeschaltet)
Hybride Koexistenz? (On-Premises Exchange bleibt bestehen, aber Postfächer werden schrittweise migriert)
Backup und Archivierung historischer E-Mails?
Was ist die aktuelle Authentifizierungs- und Sicherheitsstrategie?
Ist Entra ID Connect bereits installiert? Wird Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) verwendet? Diese Faktoren beeinflussen, wie sich Benutzer nach der Migration anmelden und ob zusätzliche Konfigurationsschritte erforderlich sind.
Warum ist dieser Schritt so wichtig?
Eine sorgfältige Analyse vermeidet Migrationen mit Datenverlusten, Ausfällen oder nicht synchronisierten Berechtigungen. Sie stellt auch sicher, dass die Migration zu den Geschäftsprozessen passt und keine unnötigen Verzögerungen verursacht.
Nach der Analyse der bestehenden Umgebung folgt im zweiten Schritt die technische Konfiguration und die Integration der Systeme. Ziel ist es, eine stabile Hybrid-Umgebung zu schaffen, in der E-Mails reibungslos zwischen der Cloud und On-Premises laufen, bevor die vollständige Migration durchgeführt wird.
Microsoft 365 Tenant & Entra ID einrichten
Falls noch kein Microsoft 365 Tenant existiert, wird dieser zuerst erstellt. Anschließend werden die Firmendomänen in Microsoft 365 eingebunden und verifiziert.
Domänenintegration:
Entra ID Connect sauber konfigurieren:
Welche Methode für die Authentifizierung?
Nachdem Entra ID eingerichtet ist und die Synchronisierung zwischen lokaler und Cloud-Umgebung läuft, erfolgt der nächste große Schritt:
Damit E-Mails sowohl On-Premises als auch in der Cloud korrekt laufen, müssen verschiedene Exchange-spezifische Schritte durchgeführt werden.
Einrichtung des Exchange Hybrid Configuration Wizard (HCW)
Erste Test-Migration von Postfächern
Während dieser Phase existieren beide Umgebungen parallel – E-Mails laufen über einen definierten zentralen Ausgangspunkt (entweder On-Premises Exchange oder direkt über Microsoft 365).
Wichtige Faktoren während der Migration:
Irgendwann sind alle Postfächer erfolgreich in die Cloud migriert, und der lokale Exchange kann abgeschaltet werden.
Nach der erfolgreichen Migration konzentrieren wir uns auf Sicherheitsmaßnahmen und Compliance:
E-Mail-Schutz optimieren:
Exchange Server On-Prem endgültig abschalten:
Benutzer schulen & neue Prozesse definieren:
Die Migration von Google Workspace zu Exchang Online ist eine der einfachsten Migrationen. Bei der Migration der Postfächer werden folgende Elemente zu Microsoft migriert:
Die Migration funktioniert dabei ähnlich zu der Cutovermigration aus "Exchange OnPremise zu Exchange Online".
Viele Unternehmen haben ein einfaches E-Mail-Postfach bei einem der folgenden Hosting-Dienstleister: Strato, Ionos, Telekom, HostEurope, UnitedDomains, etc. Diese Postfächer unterstützen keine Kontakte und Kalenderinhalte, was bedeutet, dass Kalenderinhalte und Kontakte lokal auf dem Computer gespeichert sind. Vor der E-Mail-Migration müssen die Kontakte und Kalenderinhalte gesichert werden. Wenn die E-Mails über POP oder POP3 abgerufen werden, werden die E-Mails leider nicht auf dem Server gespeichert. Eine Migration ist sehr zeitaufwändig. Werden die E-Mails hingegen über IMAP abgerufen, so sind alle Inhalte auf dem Server gespeichert. Eine Migration ist ohne größeren Aufwand möglich. In beiden fällen bekommen wir alle E-Mails zu Microsoft.
Bei dem IMAP-Import gibt es Einschränkungen: Pro Postfach können maximal 500.000 E-Mails übertragen werden. Einzelne E-Mails dürfen 35 Megabyte nicht überschreiten.
Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Mail-Migration zu Microsoft 365 oder Exchange Online
Microsoft 365 ist eine Sammlung von Einzelprodukten, die als Paket verkauft werden. Exchange Online ist das Produkt, das für die E-Mail-Kommunikation, Kalender, Termine usw. verwendet wird. Exchange gehört zu den Basisprodukten, die allen Unternehmen jeder Größe empfohlen werden können.
POP und IMAP sind zwei verschiedene Methoden, mit denen dein E-Mail-Programm Nachrichten vom Server abruft:
📩 POP (Post Office Protocol): Die E-Mails werden vom Server heruntergeladen und sind dann nur auf deinem Gerät gespeichert. Wenn du sie auf einem anderen Gerät abrufen möchtest, sind sie dort nicht mehr verfügbar.
☁️ IMAP (Internet Message Access Protocol): Die E-Mails bleiben auf dem Server gespeichert. Du kannst sie auf mehreren Geräten gleichzeitig abrufen und verwalten – Änderungen (z. B. Löschen oder Verschieben) werden überall synchronisiert.
Kurz gesagt: POP speichert E-Mails lokal, IMAP lässt sie auf dem Server und synchronisiert sie auf allen Geräten.
Bei einer E-Mail-Migration werden E-Mails, Kontakte und Kalender von einem alten E-Mail-Server auf einen neuen übertragen.
Stellen Sie sich vor, Sie ziehen in eine neue Wohnung und nehmen Ihre Möbel und persönlichen Gegenstände mit. Genauso werden bei einer Migration E-Mails und Daten vom alten Server (Server A) auf den neuen Server (Server B) übertragen. Der Umzug erfolgt meist, weil der neue Server moderner, sicherer oder besser an die aktuellen Anforderungen angepasst ist.
Nicht jede Migration ist gleich, da es verschiedene Methoden gibt, die Daten zu übertragen. Am Ende sollten jedoch alle E-Mails, Kontakte und Kalender wie gewohnt auf dem neuen Server zur Verfügung stehen.
Der Begriff kommt aus dem Englischen und bedeutet, dass sich der Exchange-Server vor Ort befindet. In der Regel im eigenen Rechenzentrum des Kunden.
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